1.- NORMES GENERALS SOBRE LA TRAMITACIÓ DE LES DESPESES A JUSTIFICAR I LES BESTRETES DE CAIXA.

1.1 .-      TRAMITACIÓ DE LES DESPESES

La gestió de les despeses municipals s'efectuarà mitjançant la tramitació normal dels documents A-D-O conforme determina la legislació vigent i les Bases d'Execució pressupostària d'aquest Ajuntament.

1.2 .-      EXECUCIÓ DELS PAGAMENTS

L'ordenació dels pagaments correspon a l'Alcalde. Els pagaments s'han d'acomodar al Pla de disposició de fons de Tresoreria, el qual haurà de reconèixer la prioritat de les despeses de personal i obligacions contretes en exercicis anteriors i, s'han d'incloure les despeses resultants d'operacions de crèdit prenent com a base les garanties afectades en els seus contractes.

1.3 .-      EXCEPCIONALITAT EN ELS PAGAMENTS

Atenent a les circumstàncies excepcionals que concorren en algunes despeses, la nostra legislació autoritza que, en l'ordre i la forma d'execució dels corresponents pagaments, s'efectuïn les següents excepcions:

1.3.1.      Pagaments a justificar.

1.3.2.      Bestretes de caixa fixa.

1.3.3.      Pagaments urgents.

1.4 .-      PAGAMENTS A JUSTIFICAR

Tenen el caràcter de 'PAGAMENTS A JUSTIFICAR' les ordres de pagament que en el moment de la seva expedició no es poden acompanyar de la documentació corresponent (art. 171.1 i 2. Llei 39/88).

1.5 .-      BESTRETES DE CAIXA FIXA

En el cas de pagaments corresponents a despeses de caràcter repetitiu o periòdic es podrà utilitzar la fórmula de 'BESTRETA DE CAIXA FIXA' (art. 171.3 Llei 39/88).

1.6 .-      PAGAMENTS URGENTS

Són aplicables només en els casos en què la gestió dels serveis municipals es dificulti pel retard en el pagament de les corresponents despeses. L'Alcaldia valorarà l'excepcionalitat a proposta de l'Àrea corresponent.

2.- NORMES ESPECÍFIQUES

2.1 .-      PROGRAMACIÓ D'ACTIVITATS

2.1.1.      Quan algun departament projecti una activitat en que sigui necessària la utilització d'alguna de les formes de pagament a què fa referència l'apartat 1.3. d'aquest informe, enviarà a la Intervenció i a la Tresoreria un detall del seu cost, amb el desglòs dels imports de les diferents formes de pagament:

2.1.1.1 - pagament a justificar,

2.1.1.2 - pagament amb caràcter d'urgència

2.1.1.3 - pagaments amb càrrec a la bestreta de caixa fixa en el seu poder i

2.1.1.4 - pagaments normals.

L'esmentada proposta s'ha d'enviar amb una antelació mínima d'un mes a partir de la data del primer pagament, per tal que es puguin acomplir els terminis de pagament previstos.

2.1.2.      La tramitació de cada modalitat de pagament es realitzarà en la forma que posteriorment s'especificarà.

2.1.3.      Quan finalitzi el programa o activitat, el departament elevarà una memòria a l'Alcaldia, que indicarà el cost real i les desviacions que s'hagin produït. En el cost s'inclourà la totalitat de les despeses efectuades, amb independència de la forma de pagament.

2.2 .-      PAGAMENTS A JUSTIFICAR

2.2.1.      S'utilitzarà aquest sistema de forma restringida, únicament per tal de fer front a pagaments els justificants dels quals (factures, rebuts, etc.) no es pugui adjuntar en el moment de l'expedició de les ordres de pagament, com és el cas en les actuacions artístiques, treballs personals, determinats subministraments, transports, viatges, etc.

2.2.2.      Únicament es poden lliurar pagaments a justificar als funcionaris especialment habilitats per l'Alcaldia, excepte en els pagaments per a despeses/dietes de viatge.

2.2.3.      Amb l'excepció abans esmentada, els pagaments a justificar s'ingressaran mitjançant transferència en el compte corrent que a l'efecte hagi autoritzat obrir l'Ajuntament en un Banc o Caixa d'Estalvis amb sucursal en aquesta ciutat, de les quals seran titulars, un regidor i un funcionari, amb firma mancomunada.

2.2.4.      Quan un departament necessiti un pagament a justificar, haurà d'efectuar la corresponent proposta en la que farà constar: descripció de l'activitat, cost desglossat, import sol·licitat i període d'execució.

2.2.5.      Els perceptors d'aquest tipus de fons quedaran obligats a justificar l'aplicació de les quantitats rebudes en el termini màxim de tres mesos, i hauran d'ingressar simultàniament a la Tresoreria municipal l'import dels fons sobrants.

2.2.6.      No es podran expedir ordres de pagament a justificar pels mateixos conceptes pressupostaris i destinats als perceptors que tinguin encara en el seu poder fons pendents de justificació. S'exceptuen els pagaments que signifiquen ampliació de l'import inicial; en aquest cas, el departament ho haurà de justificar i s'aprovarà mitjançant Decret de l'Alcaldia o Regidor delegat, després d'un informe de l'interventor.

2.2.7.      En el cas d'activitats que tinguin un termini d'execució superior a 20 dies i la quantitat lliurada a justificar sigui superior a 3.000.000 ptes., podrà fraccionar-se el pagament en diferents manaments. La seva justificació serà única, i s'iniciarà el termini a què es refereix la Norma 2.2.5. des de la data en què es va efectuar el primer pagament fraccionat.

2.2.8.      La justificació prevista en el punt 2.2.5. comprendrà els comprovants de despesa originals i tindrà indicació manifesta de que els fons s'han destinat a la finalitat per a la qual s'havien concedit. La presentarà el perceptor a la Intervenció dins el termini previst. L'interventor emetrà l'informe de fiscalització corresponent en un termini màxim de 15 dies a comptar des de la recepció.

Si l'informe de fiscalització és positiu, l'ordre de pagament es considerarà justificada sense més tràmits i, en cas contrari, el perceptor haurà de solucionar les deficiències indicades en l'informe.

2.2.9.      En casos excepcionals, a petició raonada del regidor delegat del servei i després d'un informe de l'interventor, l'Alcaldia podrà prorrogar fins a dos mesos més el termini a què fa referència la Norma 2.2.5.

2.3 .-      BESTRETES DE CAIXA

2.3.1.      Les bestretes de caixa es podran lliurar únicament als funcionaris autoritzats per Decret de l'Alcaldia, o del regidor delegat.

2.3.2.      Els esmentats fons tindran per objecte satisfer atencions de caràcter periòdic i repetitiu, que pel seu import s'entengui que han de satisfer els departaments i no la Tresoreria municipal.

2.3.3.      L'ingrés dels fons lliurats amb aquest caràcter s'ingressaran per la Tresoreria mitjançant transferència en un c/c degudament autoritzat a tal efecte per l'Alcaldia, el titular del qual serà el mateix de la bestreta. D'acord amb l'article 36è de les Bases d'Execució, aquest compte corrent serà el mateix que el dels manaments a justificar, sempre que els titulars siguin les mateixes persones.

2.3.4.      Quan hi hagi la necessitat del departament, per funcionar millor, d'una bestreta de caixa s'ha de comunicar a Intervenció i Tresoreria la proposició, que ha d'incloure:

2.3.4.1 - Departament

2.3.4.2 - Funcionari habilitat

2.3.4.3 - Import màxim

2.3.4.4 - Termini de vigència en el cas que no fos indeterminat

2.3.5.      El departament de Tresoreria elabora un decret de l'Alcaldia que aprova l'obertura d'un compte corrent i nomena els habilitats per a la utilització dels fons que es posaran a la seva disposició. El trasllat del decret s'ha de fer arribar als titulars del compte corrent, al banc, al departament d'Intervenció i a la companyia d'assegurances amb qui estigui contractada la pòlissa per infidelitat d'empleats.

El departament de Tresoreria enviarà el contracte d'obertura que facilita el banc juntament amb l'imprès de legitimació de signatures per tal que el signin els titulars del compte corrent (regidor i funcionari habilitat). Si algun dels titulars del compte corrent és titulars d'algun altre compte en el mateix banc no cal signar l'imprès perquè el banc ja té registrada la signatura.

2.3.6.      S'han de presentar al departament d'Intervenció propostes de despesa per l'import total de la bestreta a càrrec de les partides pressupostàries en què es prevegui fer la despesa corresponent. Aquest pas generarà unes retencions de crèdit que es mantindran fins a la darrera justificació, moment en el qual s'anul·laran aquestes reserves.

L'import de les reserves no pot excedir de la quarta part del crèdit inicial de la partida.

Quan la bestreta s'hagi concedit abans de l'exercici en curs, a principi d'any es faran les reserves corresponents a les partides del pressupost vigent.

2.3.7.      La bestreta s'ha d'aprovar per decret d'Alcaldia o del regidor delegat, per posar a disposició de l'habilitat els diners sol·licitats.

2.3.8.      L'ingrés dels fons lliurats amb aquest caràcter els ha d'ingressar la Tresoreria mitjançant transferència al c/c degudament autoritzat a tal efecte per l'alcaldia, el titular del qual ha de ser el mateix de la bestreta.

2.3.9.      Dintre dels deu dies següents al venciment de cada trimestre i amb referència a l'anterior trimestre, i quan les necessitats de fons n'aconsellin la reposició, els habilitats n'han de retre comptes a Intervenció.

En el cas que sigui la darrera justificació de la bestreta de l'exercici cal indicar-ho en el moment de remetre els justificants a la Intervenció. En el cas de no indicar-ho no es cancel·laran les retencions efectuades a l'inici de la concessió o, en el cas que s'hagi concedit els anys anteriors, a l'inici de l'exercici.

2.3.10.      Una vegada presentats els justificants, l'interventor municipal n'emetrà un informe.

2.3.10.1 - Si és favorable, s'ha de remetre al departament perquè tramiti el decret d'Alcaldia o del regidor delegat perquè l'aprovi.

2.3.10.2 - Si és desfavorable, es comunicarà al departament per tal que corregeixi els defectes, o bé, es procedirà a la devolució dels justificants de la bestreta al departament per fer les esmenes oportunes.

2.3.11.      Aprovada la presentació de comptes, i en el cas que així s'indiqui a l'acord, Intervenció expedirà les ordres de pagament de reposició de fons i aplicarà les quantitats justificades als conceptes pressupostaris que corresponguin. En l'expedició d'aquestes ordres de pagament no s'utilitzaran les retencions de crèdit efectuades fins que s'hagi esgotat el crèdit disponible, o quan a causa de l'avançat de l'exercici, o altres causes, no procedeixi la reposició de fons. En aquest cas, els pagaments a justificar s'aplicaran a les respectives partides amb càrrec al saldo retingut per les reserves de crèdit. En cas que la inexistència de saldo lliure a la partida impliqui aplicar la justificació contra l'import retingut, no es podrà fer cap més tranferència de diners.

2.3.12.      La cancel.lació d'una bestreta es farà per decret, i s'haurà d'acompanyar amb la justificació de les despeses i la devolució dels fons sobrants.

3.- PAGAMENTS URGENTS

3.1 .-      En les activitats indicades en la norma 2.1.1., quan existeixin pagaments qualificats com a urgents i en relació amb aquests, la tramitació serà la següent:

3.1.1.      El cap del departament remetrà a la Intervenció i a la Tresoreria una relació de les factures amb pagament d'urgència, de conformitat amb els que preveu la norma 2.1.1.

3.1.2.      Simultàniament tramitarà el corresponent Decret d'aprovació de factures ordenant el pagament amb caràcter d'urgència.

3.1.3.      La Intervenció, en el termini de cinc dies hàbils a partir de la data de recepció del Decret, procedirà a expedir l'ordre de pagament, que remetrà a la Tresoreria. Aquest termini s'interromprà si es produeixen objeccions en el procés de fiscalització.

3.1.4.      La Tresoreria farà efectives les ordres de pagament en els següents terminis:

3.1.4.1 - Els rebuts entre el dia 26 del mes anterior i el 10 del corrent: abans del

3.1.4.2 - Els rebuts entre els dies 11 i 25 abans del dia 30 del mateix mes.

4.- COMPTABILITZACIÓ

4.1 .-      Tots els funcionaris habilitats per l'Alcaldia per a la percepció de pagaments a justificar o bestretes de caixa fixa tindran un directori individual en la comptabilitat municipal, on registraran setmanalment tots els moviments que amb càrrec als esmentats fons realitzin, amb el detall que s'especifiqui en el programa informàtic.

Queden exceptuats d'aquest sistema les despeses de viatge, desplaçaments i dietes.

4.2 .-      Aquestes anotacions s'hauran de comptabilitzar dins dels 5 dies hàbils següents a aquell en què s'efectuï el pagament, de forma que puguin conciliar-se periòdicament els saldos bancaris i comptables.

4.3 .-      En els directoris únicament podran realitzar anotacions els seus titulars; la Intervenció i la Tresoreria municipals tindran accés permanent a la informació.

Dintre dels deu dies següents al venciment de cada trimestre i amb referència a l'anterior, els habilitats enviaran a la Intervenció i a la Tresoreria la documentació corresponent a la fotocòpia del saldo del compte corrent bancari i la conciliació amb el saldo comptable.